سياسة ديوان الوقف الشيعي للحد من الاحتيال وشبهات الفساد
رسالة الادارة العليا:
انطلاقا من حرص ( ديوان الوقف الشيعي ) على اتباع معايير مبنية على التواصل المنفتح والامن مع جميع الشركاء لمكافحة الاحتيال والحد منه ليكون سياق عمل معتمداً يتماشى مع اهدافنا الاستراتيجية وقيمنا المتمثلة بالنزاهة والمهنية تم وضع هذه السياسة لتكون وسيلة تخاطب مع موظفينا تشعرهم بالاطمئنان عند اللجوء الى رؤسائهم للإبلاغ عن الحالات التي يمكن ان تنطوي على عمل احتيالي او شبهة فساد وتكون بمثابة حافز للمتعاملين معنا للإبلاغ عن تلك الافعال وان يكون هناك انطباع سائد بان بلاغاتهم ستعامل بكل سرية وحيادية وعدالة.
نطاق السياسة:
تطبق السياسة بأمانة وصدق وبدون محاباة على جميع العاملين في ديوان الوقف الشيعي وكذلك جميع اصحاب المصالح المتعاملين معه سواء كانوا مجهزين او متعاقدين او مستفيدين من خدماته.
اهداف السياسة:
الهدف هو تقليل مخاطر الاحتيال وشبهات الفساد وزيادة احتمالية الكشف عنهما في الوقت المناسب من خلال:
- خلق مناخ اخلاقي يضمن تطبيق عالي المستوى للمعايير الاخلاقية والمهنية.
- حماية اصول الديوان وجميع ممتلكاته من اساءة الاستخدام.
- حماية سمعة الديوان والحفاظ على مكانته في بيئة العمل.
- تنبيه الموظفين عن احتمالية وقوع الاحتيال في اماكن عملهم ومساعدتهم في تحديد اية مخاطر فعلية او محتملة للاحتيال.
- تزويد الموظفين بمعلومات عن الجهات والاشخاص الذين يمكن الرجوع اليهم للحصول على استشارة.
- بيان كيفية الابلاغ عن المخاوف المتعلقة بالاحتيال والسلوك الاخلاقي المرتبط به.
البند الاول:
الادوار والمسؤوليات:
- الادارة العليا مسؤولة عن كشف ومنع الاحتيال والاختلاس وغيرها من المخالفات.
- ينبغي ان يكون كل عضو في الادارة العليا والوسطى على دراية بانواع المخالفات او المخاطر التي قد تنطوي على فعل احتيالي او شبهة فساد في نطاق مسؤولياتهم.
- على كل موظف ابلاغ المدير المباشر فورا باي مخالفات او افعال يتم اكتشافها او حالات الاشتباه بالاحتيال او الفساد.
- يحق لكل مواطن الابلاغ عن أي شكوك لديه عن افعال او سلوكيات بشان المسؤولين او الموظفين داخل الجهة الحكومية من خلال نظام الشكاوى او فريق رقابة الاحتيال او الرقابة والتدقيق الداخلية.
البند الثاني:
تندرج الافعال الاتية ضمن سلوكيات الاحتيال وشبهات الفساد :
- الاختلاس او اساءة استخدام اصول وممتلكات الديوان بشكل متعمد.
- التلاعب في الحسابات او اعداد بيانات كاذبة للحصول على منفعة.
- قبول واستلام مبالغ كعمولات او رشاوى او قبول هدايا او منافع اخرى بهدف التاثير في عملية اتخاذ القرار او الحصول على منفعة شخصية.
- استخدام او امتلاك الوثائق المزورة.
- اساءة استخدام اسم او سلطة الديوان للحصول على منفعة شخصية.
- اتلاف سجلات الديوان او حذفها او استخدامها بشكل غير ملائم.
- سوء تنفيذ السياسات المحاسبية.
- الافصاح غير المصرح به عن المعلومات التي تم الاطلاع عليها اثناء اداء العمل.
- الادلاء بالمعلومات الكاذبة او المضللة او الامتناع عن توفير المعلومات الصحيحة.
- سوء ادارة عمليات احالة العطاءات وعدم الالتزام بالضوابط الخاصة بابرام العقود الحكومية وتنفيذها.
- أي عمل اخر قد ينطوي على حالة احتيال.
البند الثالث:
الثقافة المؤسساتية:
لدينا تصميم بان تكون ثقافة ديوان الوقف الشيعي وسياستها نابعة من الصدق والسعي للتحسين المتواصل من خلال:
- التزام جميع موظفينا بقواعد السلوك الخاصة بموظفي الدولة والقطاع العام ومنتسبي القطاع المختلط لسنة 2006 الصادرة عن هيئة النزاهة.
- الاتصال بالمدير المباشر او بفريق رقابة الاحتيال لطلب المشورة اذا كان هناك أي سؤال يتبادر الى ذهن موظفينا او موقف قد يتعرضون له عن تصرف معين وما اذا كان تصرفا معينا يشكل احتيالا او شبهة فساد.
- نشر السياسة على نطاق واسع على الموقع الالكتروني ولوحة الاعلانات في مقر الديوان بواسطة نشرات ولوحات جدارية للتعريف بالسياسة.
- المشاركة في برامج التدريب وتنمية القدرات التي تركز على الحد من الاحتيال وشبهات الفساد.
البند الرابع:
الابلاغ:
تثبت هذه السياسة اننا على مستوى عال من الالتزام بالتعامل مع كل ابلاغ بجدية لتقليل حالات الاحتيال وشبهات الفساد قدر الامكان لذا:
- في حال ملاحظة أي مخالفات متعلقة بسلوكيات تتعارض مع قواعد السلوك الوظيفي يتم ابلاغ المدير المباشر فورا.
- في حال تورط احد المسؤولين بسلوك احتيالي او بشبهة فساد فيتم الابلاغ الى المستوى الاداري الاعلى من المستوى الذي شخصت فيه حالة الاحتيال او شبهة الفساد.
البند الخامس:
التحقيق:
- تتولى الدائرة القانونية او لجنة التحقيق المشكلة او فريق رقابة الاحتيال المسؤولية الرئيسية عن التحقيق في الحالات التي تنطوي على شبهة فساد.
- قرارات مقاضاة او احالة نتائج التحقيق الى الجهات المعنية ستتم بالتعاون مع الادارة العليا.
البند السادس:
السرية:
- التعامل مع جميع المعلومات التي يتم تلقيها بخصوص شبهات الاحتيال او الفساد بسرية تامة.
- عدم الاتصال بالشخص المشتبه به من موظفي الديوان في محاولة لتحييد الحقائق او طلب الرد حول الاتهام.
- عدم مناقشة القضية او الوقائع او الشكوك او الادعاءات مع أي شخص ما لم يطلب منه ذلك من قبل الدائرة القانونية او فريق مراقبة الاحتيال.
- عدم الكشف عن نتائج التحقيق او مناقشتها مع أي شخص اخر من غير المخولين بالاطلاع عن نتائج التحقيق تجنبا للمساس بسمعة الاشخاص المشتبه بهم اذا تبين فيما بعد برائتهم.
البند السابع:
لأعضاء وحدة التحقيق:
- الوصول الحر وغير المقيد الى جميع سجلات الديوان ومكاتبها في أي رقعة جغرافية .
- سلطة فحص ونسخ وازالة كل او جزء من المحتويات من الملفات التي تساعد في اكمال الوثائق المطلوبة ضمن نطاق التحقيق.
البند الثامن:
التنسيق والتعاون:
من اجل حماية المال العام نحن نشجع على التنسيق والتعاون على اعلى مستوى مع :
- الجهات الحكومية الاخرى التي ترغب بمساعدتنا في جهودنا او ترغب في الحصول على أي مشورة او معلومات بخصوص عملنا ويمكن ان نعمل بشكل مشترك خاصة في مجال تقاطع البيانات.
- المدقق الخارجي ممثلا بديوان الرقابة المالية الاتحادي الذي يتولى مهام ابداء الراي حول دقة وعجالة ومصداقية تصرفاتنا المالية وكذلك تقييم مدى كفاءة وفاعلية واقتصادية عملياتنا لتحديد مواطن القوة والضعف في اداء انشطتنا وعملياتنا ومدنا بتوصيات عملية لاجراء التحسينات المطلوبة.
البند التاسع : فريق مراقبة الاحتيال هو المسؤول عن الادارة والمراجعة وتفسير وتطبيق مفردات هذه السياسة.
البند العاشر : تطبق هذه السياسة ابتداء من تاريخ مصادقة مجلس الديوان عليها ويتم مراجعتها كل سنتين وتعديلها وفقا للمستجدات ومتطلبات العمل.